إن البحث عن كيفية تحسين الإنتاجية في العمل من خلال التخطيط الجيد أمر يهم الكثير من الموظفين في مختلف القطاعات والمهن، حيث يمكن لكل موظف أن يحسن ويزيد من قدرته وطاقته الإنتاجية في العمل إذا ما أحسن التخطيط وإدارة اليوم وكيفية إنجاز مهامه، وسيعرض لكم موقع لحظات نيوز كيفية تطبيق ذلك بسهولة.
كيفية تحسين الإنتاجية في العمل من خلال التخطيط الجيد
هناك طرقًا يمكن من خلالها تحسين القدرة والكفاءة الإنتاجية للموظفين في العمل، وهي تعتمد على التخطيط الجيد ونعرض أفضلها فيما يلي:
1- تتبع وقت إنجاز المهام
ليس من السهل على العديد من الأشخاص متابعة الوقت الذي يقضونه في تأدية مهامهم في العمل، لذا يجب الاستعانة ببعض الأدوات التي تساعد في ذلك مثل برنامج Rescue Time الذي يساعد في تحديد المدة الزمنية المستغرقة في إنجاز المهام.
2- أخذ استراحة منتظمة
إن أخذ استراحات قصيرة منتظمة خلال تأدية المهام الطويلة يساعد في الحفاظ على مستوى تركيز الشخص ودرجة أدائه، على عكس العمل المستمر لفترة طويلة دون انقطاع مما يؤدي لتراجع قوة التركيز.
3- وضع مواعيد نهائية والالتزام بها
التوتر يؤثر بالسلب على القدرة الإنتاجية ولكن البعض منه يؤدي لتحقيق الأهداف المنشودة، ويتم خلق هذا النوع من التوتر عن طريق وضع مواعيد نهائية لإنجاز المهام والالتزام بها.
4- تطبيق قاعدة الدقيقتين
تعتمد هذه القاعدة على البحث عن عمل أو مهمة ما يمكن إنجازها خلال دقيقتين فقط أو أقل وإتمامها على الفور، مثل طباعة ملف أو إرسال بريد إلكتروني، لأن هذه المهام إذا تم تأجيلها لوقت لاحق ستأخذ وقتًا أطول.
5- رفض الاجتماعات الطويلة
الاجتماعات الطويلة تؤدي إلى إهدار وقت طويل دون الاستفادة منه، لذا يجب قبل عقد الاجتماع التأكد هل سيؤدي هذا الاجتماع لتحقيق الأهداف أم لا، وهل يمكن عقده إلكترونيًا أم لا يمكن.
6- عقد اجتماعات سريعة
إذا كان الوضع يقضي بضرورة عقد اجتماع، فيجب أن يكون الاجتماع قصير المدة التي يكون فيها جميع الحاضرين واقفين.
7- تجنب تعدد المهام
تعدد المهام ليس أمرًا يزيد من الكفاءة والإنتاجية، بل إن محاولة إتمام أكثر من مهمة واحدة في نفس الوقت يقلل من التركيز وبالتالي إضعاف القدرة الإنتاجية.
8- استغلال وقت الفراغ
عند الحصول على وقت فراغ ولو قليل يجب استغلاله فيما ينفع، فبدلًا من الإمساك بالهاتف أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعية، يمكن الرد على الرسائل الهامة أو القيام بعصف ذهني للمهمة التالية.
إذا واجه الشخص مشكلة ما في تطبيق كيفية تحسين الإنتاجية في العمل من خلال التخطيط الجيد، فيمكنه أن يطلب المساعدة من شخص آخر ذو خبرة أكبر.
